江苏省《归档文件整理规则》实施办法

 江苏省《归档文件整理规则》实施办法

 

 

1 总则

    为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)，结合我省实际，特制定本办法。

    本办法所称归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

    本办法适用于本省范围内的各级机关、团体、企业、事业单位。

2 整理原则

    遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

    贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。

3 整理要求

    归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。档案进馆单位按经当地档案行政管理部门核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。

    整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件

    应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

    归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》(DB32／505—2002)要求。

4 整理方法

4.1 件的确定

    本办法以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。

4.2 装订

    归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。

    装订方式可采用缝纫机或江苏省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。一个单位的装订方式应相对统一。

    短期保存的文件材料可保持原装订方式不变。

4.3 分类

    归档文件可以采用“年度——机构(问题)——保管期限”、“保管期限——年度——机构(问题)”、“年度——保管期限”、“保管期限——年度”中的一种方法进行分类，其中后两种方法适用于规模较小，归档文件数量不多的单位。原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位也可采用“问题——年度——保管期限”的方法分类。分类层次最多三层，即年度、期限、机构(问题)，最少两层，即年度、期限。一个单位应保持分类方案的稳定。

4.3.1 按年度分类

    将文件按其形成年度分类。跨年度时，一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归人闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。

    几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。

4.3.2 按保管期限分类

    将文件按划定的保管期限分类

4.3.3 按机构(问题)分类

    将文件按其内容涉及到的机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法不能同时采用，只能选择其中的一种。本项可视归档文件量的大小予以取舍。

    按机构分类，由某个机构承办的归档文件，归入该机构类；由几个机构承办的，可归入主要承办机构类中(一般适用于机构相对稳定的机关)。

    按问题分类，一般可分为“党群类”、“业务类”、“行政类”等等。原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位，按问题分类，一般分到一级类目，即“党群类”、“行政类”、“生产技术类”、“经营管理类”。

4.4 排列

    归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，4.2中被装订为一件的归档文件排列顺序不变；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

    事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一次请示，批复收到后，可视为事由办理完毕。

    因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构(问题)的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件(符合4.1条件)。上述情况应在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。

4.5 编制归档号

    归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。归档号是在整理过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)、页数等编号项目。

归档号填写在归档章内，归档章设置见图Al，其中必填项为全宗号、年度、保管期限、件号、总页数，选择项为机构(问题)等。

    归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。填写编号项目的字迹材料应耐久。

4.5.1 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。

4.5.2 年度：填写文件归档年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2002。

4.5.3 保管期限：填写归档文件保管期限的简称(永、长、短)。

4.5.4 件号：填写文件的排列顺序号。

    件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“l”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

4.5.5 机构(问题)：按机构分类的，用中文填写机构名称或其规范化简称。按问题分类的，用中文填写类目名称，如“党群类”、“行政类”(档案不进馆企业、科技事业单位也可用代号表示)

4.5.6 总页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。

4.6 编目

    归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

    编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。

4.6.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件的，只对复文进行编目，但必须在题名栏中用( )注明有无来文，如“附请示”；若作为两件，则分别编目。同一事由形成多份文件的，应分别编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

4.6.1.1 件号：填写室编件号。

4.6.1.2 责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。

4.6.1.3 文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。

4.6.1.4 题名：文件标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的(正题名)，填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录。外加“( )”标注。在计算机辅助管理条件下，若题名较笼统，需要进一步细化著录。如“××介绍信存根”一本作为一件时，其题名可为“××介绍信存根”，其介绍信中的人名可在备注栏中录入，以便二次检索。

4.6.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20020909。

4.6.1.6 页数：见4.5.6

4.6.1.7 备注：注释文件需说明的情况。

4.6.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。

4.6.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本，或每年区分机构(问题)装订成若干本。封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)(见图A3)，内页加目录或口取纸以区分保管期限和机构(问题)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

4.6.4 用符合要求的档案管理软件所形成的归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份。载体推荐为一次写光盘。

4.7 装盒

     将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限的不得装在同一盒内，采用机构(问题)分类的，不同机构(问题)不得装在同一盒内。

4.7.1 档案盒

4.7.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。盒脊厚度可以根据需要设置为lOmm、20mm、30mm,40mm等。

4.7.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即档案盒的排列序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。档案室可根据需要用铅笔编制。

    为确保档案得以安全保管，归档文件所用装具，须为由江苏省档案局监制的无酸纸档案盒。

4.7.2 备考表

    备考表置于盒内文件之后，不宜印制在盒上。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

4.7.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

4.7.2.2 整理人：填写负责整理本盒归档文件的人员姓名。

4.7.2.3 检查人：填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。

4.7.2.4 日期：填写归档文件整理完毕的日期，也可以填写该盒归档文件整理完毕的日期”

5 排架

    归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，即分别采用“年度——机构(问题)——保管期限”、“保管期限——年度——机构(问题)”、“年度——保管期限”、“保管期限——年度”、“问题——年度——保管期限”的，亦按相应的分类次序上架排列。如按“年度——机构(问题)——保管期限”分类的，在库房排架时，每年形成的档案机构序列依次上架，便于实体管理。按“保管期限——年度——机构(问题)”分类的，同一期限内的档案依年度次序上架，不同保管期限的档案分别排架，便于档案移交进馆。

6 附则

本办法由江苏省档案局负责解释。